私の会社はどのような人が欲しい？採用ペルソナの設定と面接までのいろは！

 

こんにちは！長崎県佐世保市の採用特化社労士事務所、楠本人事労務研究所です。

 

今回は、自社の欲しい人を明らかにする手順や、それらを踏まえた求人原稿の書き方とスタンスについてお話させていただきます。

Indeedに求人を掲載しても応募が集まらない原因はこの部分に集約されている場合が多く、求人を作成する際には無視できない部分となっています。

【自社にとっての良い人】が漠然としている、求人の応募が来ないといった経営者さんは是非最後までご覧ください！

 

【自社にとっての良い人はどのように設定する？】

 

自社にとっての良い人（採用ペルソナ）を明確化するためには頭にポンッと浮かんだものをそのまま採用するのではなく、これらのステップを踏んで設定するのが効果的です。

 

【①現在働いている従業員の働く理由の可視化】

意外と、明確な答えやヒントはすぐ近くに隠れているものです。

そして、この可視化する作業は自社での理想的な人材を獲得して定着してもらうためには非常に重要な工程なのです。

従業員の働く理由は、事業所の雰囲気やスタンスと密接に関わっており、例えば「自分のアイデアを沢山提案できる環境が好きだから働いている」、「パーソナルトレーナーとして利用者と個別に関わる時間が取れて成長を身近に感じられるから働いている」、「ワークライフバランスが取りやすいから働いている」等、その理由は様々です。

そういった、働く理由や辞めない理由を明確にすることで「今の従業員の考え方やスタンスに合う、〇〇な考え方ができる人が欲しい」と、自社の採用ペルソナを明確化することができるのです。

 

【②文字起こしをする】

ここまで来ると、少しずつ経営者さんの頭の中に欲しい人材が明確化してくるかもしれません。

しかし、これは頭の中に留めているだけではその考えは日々の業務の中で急用が入った際に、あっという間に霧散してしまいます。

これを防ぐために、そして更に具体化するためには「文字に起こす」ことが重要です。

 

「どのような仕事をしてもらうのか」、「仕事をするにあたって、時系列で見て入社直後、3か月後、１年後にはどのような仕事に従事してもらう予定なのか」、「どのような経験を持っている人が良いか」、といったこと等を意識して書き出すと良いでしょう。

 

【求人票は求職者からのファーストインプレッションであり会社からのラブレター】

 

基本的に、ピンポイントに会社名で検索をしない限り、求職者と会社の最初の出会いは求人原稿です。

つまり、「求職者にとって、会社の第一印象は求人原稿」で決まるのです。

第一印象であるならば、当然に良い印象であってほしいですよね。

 

皆さんは昔、気になる人や好きな人にラブレターを書いたことがありますか？

書いたことがある人は、相手のことを想ってラブレターを書くときに「どんなことを書けば自分のことを気にしてくれるだろうか？」、「どんなことを書けば喜んでくれるだろうか？」と考えていたのではないでしょうか。

求人原稿も本質は同じなのです。

 

自社の求人内容にマッチする人材が求人原稿を見た際に、「自分はこの求人に応募しないといけない」と感じさせるような原稿を作ることが最も大事なのです。

自社にマッチしない人材の応募が100人来たところで手間と時間がかかるだけで、そもそも「多くの人材から応募が来ること」が目的ではなく、「自社にマッチする人材の採用」が目的なのですから、本命となる人材の心を動かして、応募、という形で行動を起こしてもらう必要があるのです。

 

そのためにはどうすればいいか？

答えは非常にシンプルです、求人原稿に仕事内容は職場の実情をその人が具体的にイメージできる内容を記載し、心が動くような仕掛けをすれば良いのです。

 

つまり、「給料と勤務地と休日とシンプルすぎる仕事内容といった、事務的かつ端的な記載が並んでいるだけのような淡白な求人原稿」では心は動きません。

 

【求人原稿にご法度な2文字、○○と書いていませんか？】

 

「急募」と記載された求人を見かけたことはありますか？

これは誰の都合で書かれたものでしょうか？

ここまでご覧いただいた経営者さんならお分かりでしょう、会社側の都合ですね。

 

「急募」であるかどうかは求職者には関係なく、むしろ入社してすぐにこき使われそうと感じるのではないでしょうか？

この内容は求職者を募集するうえではプラスになっておらず、「求職者の目線や立場で考えられていない」と言えるでしょう。

 

このような求人を出していては、いくらIndeedに出して認知してもらったところで、応募はいたりません。

求職者が自社で働くにあたって疑問に思うであろうことや不安に感じるであろうことをあらかじめ考え、解消しておく求人が「求職者目線に立った求人」と言えるでしょう。

 

【面接に来てもらうようにするためには？】

 

「求人の応募が来ない」の次はどのようなハードルがあるでしょうか？

 

そうですね、「面接に来ない」、「ドタキャンされる」といった、面接に関するハードルです。

一般的に求人に応募して面接に来る割合は3割程度と言われているので、面接に来ないという部分にハードルを感じていても、それは皆さんの会社のみで起きていることではありません。（業種や職種によって多少の差はあります）

 

どれだけ魅力的な求人原稿を書いたところで面接に来ないということになれば徒労になってしまいます。

しかし、これも対策は可能なのです。

 

【採用ライバル企業の存在を意識しよう】

 

求職者の応募が来たからといって、何日も放置していたらどのようなことになるでしょうか？

自社に応募してきた求職者はほとんどの場合、自社のみに応募しているわけではありません。そこには、採用ライバル企業の陰が見えている場合が多いです。

採用ライバル企業に勝つためには魅力的な求人原稿を書くだけでなく、応募が来た後にどの企業よりも早くアポイントメントの予定を取り、自社の魅力を直接伝える必要があります。

 

【応募が来たことが分かったらいつ連絡すれば？】

3分以内に電話をしましょう！

繰り返します、「3分以内」に「電話」をしましょう！

 

なぜこの手法にこだわるのか、答えは簡単です。

別の記事でお話した通り、現代の求職者は仕事を探す際、スマートフォンを使って探すことがほとんどです。

そのため、応募の後すぐに電話をすればスマートフォンを手にしていることが多いため、「もしかして応募先の会社かな？」と思い、電話に出る確率が高いのです。

 

また、求人に応募した瞬間が「この会社で働きたい」と求職者の気持ちが最も高ぶっているタイミングでもあります。これがピークであり、気持ちは平常時のものに戻っていくため、気持ちが自社に向いている間に電話をすることで、面接の予定を取るのがスムーズになります。

 

【電話が繋がらなかった時にはどうすれば？】

 

応募直後に電話しても、すぐ仕事に戻られて通話ができない、なんてこともあるでしょう。

そのような場合には、スマートフォンのショートメッセージで連絡を取りましょう。

 

一般的に会社のメールアドレスに届くメールは逐一チェックしていても、個人のメールアドレスに届くメールはあまり見ていない人も多く、見逃される可能性があります。

対して、SMSならば相手のスマートフォンに直接通知が届くため、今すぐではなくとも、見てもらえる可能性は大きく上昇します。

 

とはいえ、自身が名乗らなければ当然に「誰からの連絡だろう？」となってしまうため、

「今回は弊社の求人にご応募いただき、ありがとうございます。〇〇会社の〇〇です。後程、こちらの電話番号にご連絡させていただきます」というようなメッセージを速やかに送り、連絡のタイミングを調整しましょう。

 

【人材紹介会社がやっている手法も取り入れてみましょう！】

 

人材紹介会社は定期的に「掘り起こし」という作業を行っています。

「掘り起こし」とは、既存の人材リストに対して再度連絡することを指します。

当然ながら、この人材リストは専用のソフト等使わずとも、Excelでも十分でしょう。

 

一度応募があった人に対して、1か月後や3か月後、半年後、1年後と定期的に「お仕事の方はどうか」といった連絡を取ることで、その人その人の転職タイミングに合う可能性が出てくることがあります。

1回の応募で連絡が取れなくなったり、辞退といった形で御縁が無かったとしても応募者はリスト化して連絡が取れるようにしておきましょう！

 

【応募者がバックレない面接日程の設定とは！？】

 

改めて、求人を行っているのは決して、皆さんの会社だけではありません。全国何万もの会社が同時に行っており、近隣の地域だけでも何十もの会社が求人を出しています。

つまり、そこには必ずライバル会社が存在するのです。

 

そうした採用ライバル会社に先を越されないために、面接日程をすぐにセッティングすることが重要です。

なぜならば、内定を貰った複数社の中から吟味するよりも、「一番最初に内定を貰った会社に入社する」傾向があるからですね。

 

①未経験者採用

未経験人材を集めるにあたって、多くの人材を広く募集したい、ということであれば電話をしたそのタイミングでそのまま面接日程を組みましょう。

具体的なスピード感としては、例えばパートの求人の応募が午前中に来て電話も繋がったならば、その日の午後に来れるかどうか、くらいのスピード感がベストです。

パートさんの場合、夕方になるとご飯の用意等も考えられるのであまり遅い時間にはならない方がいいでしょう。

スタンスとしては、「とにかく早い日程で面接をする」、これが何よりも大事です！

 

②経験者採用

経験者の採用を行う場合は未経験者の時とは異なり、電話で「すぐ面接！」とはいきません。

これまでの職務の経歴や実績が応募のみではわからないですよね。

会社側としては「面接するほどの人材かわからないから、履歴書や職務経歴書を送ってもらおう！」と考えるのではないでしょうか？

 

これを小規模企業がやったらどうなるか、答えは明白です。

「履歴書が送られてこないまま音信不通になる」、ということになってしまいます。

 

それを避けるために、「面接するほどの人材かどうか」、電話で聞くようにしましょう。

「在職中なのか」、「どのような仕事をどのくらいの期間しているのか」、といったシンプルなことを電話で聞くと良いでしょう。

電話で仕事内容等に深く突っ込んで聞くのはNGです、関係構築ができていないにも関わらず初回の電話で詳細に聞いては逆に不審がられてしまいますので、大まかにイメージできる程度に聞くことができれば十分です。

 

その上で面接したいということであれば、面接のご案内をしましょう。当然ながら、面接日程もできる限りで最短で調整するようにしましょう。

履歴書も持ってきてもらうよりは当日にその場で左側の職歴の部分まで書いてもらう、という形でも良いかもしれません。

 

一方、電話で聞いた限りのキャリアに疑問を持った場合はどうでしょうか。

この場合に、郵送等で履歴書や職務経歴書を送付してもらうようにしましょう。

電話で聞いた状態で既に疑問を感じているため、送付してもらえればより詳細なキャリアが判明し、音信不通になったならばそれはそれで特に問題ないため、どちらに転んでも有益ですね。

 

【面接当日までやれることは全てやるように！】

 

応募が来て、面接の日程が決まったからといって、その当日まで何もせず手をこまねいていては面接の時間になっても応募者が来ないなんてことになってしまいます。

それを避けるために、打てる手は全て打つべきです。

具体的にはどのようなことをするべきか、お話させていただきます！

 

【面接の案内状を送付】

 

「面接案内状」というものを知っていますか？

面接案内状とは、「面接の日時」、「場所」、「当日の流れ」、「面接の趣旨」等を記したものであり、面接当日までに応募者へのリマインドという名目で送付されるものです。

実はこの手法、人材紹介会社等は当然に使っている手法です。

 

送付する理由は単純明快で、面接に来てもらえる確率が上がるためですね。

人材紹介会社は採用された会社に対して、人材の年収の一部を報酬として受ける形が一般的なため、こうして必死に対策しているのです。

とはいえ、心情や多忙から「こんなことやりたくない、できない」ということもあるかもしれません。

しかし、応募者側の立場に立って考えてみてください。

 

〇社からは案内状が届き、×社からは当日まで特に連絡が無かった場合、丁寧だなと良い印象を抱かれるのはどちらでしょうか？

 

面接案内状は、最初は作るのが大変ですが作ってしまえば何度もテンプレートを使いまわしができるので非常に有効ですよ！

面接案内状は弊所にもテンプレートがありますので、是非ご相談ください！

 

【面接のリマインド】

 

「よし、面接案内状を送った！これで当日までの準備は完璧だ！」と思った経営者さん。

まだまだ、やれることは沢山ありますよ！

 

面接前には、是非リマインドの連絡を入れましょう。（電話でもメールでもSMSでも構いません）

タイミングは2日前または3日前が有効です。

というのも、1日前では手違いで応募者が予定をブッキングさせてしまっていた場合、調整の時間が取れない可能性が高いためです。

しかし、2日前または3日前であれば調整が可能かつ、連絡が取れなかったとしても翌日に再度連絡を取る余地があるためです。

 

リマインドを電話で入れる場合、事前に当日の飲み物や交通手段を聞いておくのも良いですね。

季節によっては徒歩で来社した場合、体が火照っているため冷たい飲み物が好ましいことや、珈琲が苦手といった情報を聞き出すことができるためです。

それに、「これほど丁寧に対応してくれる会社なのか」、と良い印象を持ってもらえる可能性が高くなります。

求人原稿や面接内容だけでなく、その準備も含めて採用ライバル企業と差をつけていきましょう！

 

【面接当日、開始までにできることとは？】

 

面接当日、時間まで待っているだけでなく、それまでにもできることはあります。

当日は、5分前までに応募者が会社に到着していない場合は必ず電話しましょう。

 

「応募者にとって、面接現場となる会社は初めて訪れる場所」です。

デカデカと看板があるならばまだしも、そうでない場合は道に迷う可能性は十分に考えられますので、5分前に到着していない場合は連絡を入れることを徹底しましょう。

 

なぜ面接開始時刻でなく5分前なのかは、「怒られるのが嫌」という人への対策のためです。遅刻確定のタイミングで電話をすると怒られると思い、電話に出ずに帰られてしまう可能性があるため、必ず事前の連絡にしましょう。

 

【既存のスタッフにも事前に面接の旨を伝え、歓迎ムードを作る】

 

経営者さんが面接を受ける立場になることはなかなか無いと思いますが、初めて訪れる会社で「スタッフと思われる人達から遠巻きから無言で見つめられた」ことを想像してみてください。

「この会社大丈夫…？」となりませんか？ここで働くことに対して不安を覚えるのではないでしょうか。

 

それを避けるため、事前に「今日は面接で〇さんが〇時に来ますので、雰囲気良く挨拶をお願いします」といったようにあらかじめ従業員さんにお伝えするようにしましょう。

また、「面接の〇さんの来客対応を×さんにお願いします、トイレの場所の案内や緊張を解けるように面接前の対応をしていただきます」というように指示をしておくと良いかもしれません。

 

【面接まで待たせてしまう場合の対応】

 

緊張している状況での待ち時間が非常に長いと感じた経験はありますか？

面接に来た応募者はまさにこの気持ちです。

スマホを見て時間を潰すこともできず手持無沙汰のため、ただ座って待っているという時間はなかなか苦痛なものです。

そのため、待合室があれば「会社のパンフレット」や「来社の御礼状」を置く他、アテンド従業員が居るならば事前のアイスブレイクを行ってもらうようにしましょう。

こうした対応を行うことで緊張がほぐれるだけでなく、応募者に対しての会社側の想いが伝わるため非常に有効です。

 

会社のパンフレットを見てもらった場合は、面接の際にパンフレットを見て感じたことは何か、といった質問をしてみてもいいかもしれません。

パンフレットを見ていた場合は答えによって内容の読込み具合がわかりますし、見ていなかった場合は指示に従わない人と、選考の要素として考えることができます。

 

【まとめ】

 

いかがでしたでしょうか。

求人原稿を出す際に注意することだけではなく、面接を行う前でも会社ができることは沢山あることがご理解いただけたのではないでしょうか。

勿論、今回記載したことは全てやらないといけない、というものではありません。

自社で出来そうなことは行う、というスタンスで十分ですが、「やらない会社とやる会社はどちらが好感触か」ということは常に考えていただければと思います！

 

その他、中小企業の右腕人材の採用と定着をはじめとした「人」に関する問題はお気軽に長崎県佐世保市の社労士事務所、楠本人事労務研究所にお問合せください！