こんにちは！長崎県佐世保市の社会保険労務士事務所、楠本人事労務研究所です。

今回は、奥様が事務を一手に担っている電気工事業の会社様からの相談です。

「月末近くになると事務の負担が増えて奥さんがピリピリして…」

特に建設業ですと奥様が経理事務や総務事務を行っている例は非常に多く、今回の会社様も例に漏れず、ご自身の個人事業に加えて会社の事務を行っていることから負担が大きくどうにかしてほしいということからご連絡をいただきました。

ご相談は最終的に労務管理の部分に移行したものの、最初のキッカケは「今後の自社の発展のために求人を行いたい」というものでした。

適切に会社の想いや社長の考え、現存する従業員の属性等を汲み取り、よりよい求人原稿を作成することはできるものの、いざ入社してみたら労働条件や労務管理が劣悪な会社でした、とあっては目も当てられません。

そうならないようにするため、求人に関する相談を受ける傍ら、現在の労務管理はどのようになっているか、誰が行っているのかをお尋ねしました。

ご相談をお受けして、まず考えたのは「立派な求人を作るのも良いが、それよりも先に既存の従業員様への労務管理に対する正確性の担保と毎月決まって訪れる奥様の心労の除去」でした。

これは今回だけの問題ではなく業界あるあるの話かもしれませんが、奥様や母方等の身内のどなたかが社内事務を担っている例は少なくありません。

しかし、専門的な知識を持っているならばまだしも実態はなかなかそのようなことはなく、毎月頭を悩ませながら四苦八苦してどうにかしているという話を幾度も耳にしました。

そのような中で最初にご提案したのは社内の労務関係手続や給与計算を弊所に外注することで圧迫していた社内事務業務を緩和、併せて正確性の担保による従業員様への心理的安全性の提供です。

いわゆる、会社に属する中で定着の要素である「承認と心理的不安」の、心理的不安にあたる部分の除去にあたります。

相談後、すぐに弊所への労務関係事務および給与計算の委託による安全性の担保に加え、二人三脚での求人サービスの提供に取り掛かることになりました。

労務関係事務および給与計算の委託は従業員の氏名や生年月日、マイナンバーや雇用保険番号、扶養情報、その他基本給や住民税額、手当等の給与関係情報の共有で最初期は特にやり取りが多くなることがあります。

必要な情報が出揃った後はこちらで保管したうえで必要な手続きが発生時に随時対応、および毎月勤怠情報をいただいて給与計算を行うことになるので、会社様は人の動きがあった際の共有や毎月の勤怠情報の共有のみで足ることになります。

また、求人サービスについてもIndeedや他の求人サイトに一斉に掲載することになる自社採用サイトの設営に加え、求人原稿作成のために必要なヒアリングを行うことになります。

ヒアリングは求人数にもよりますが、概ね2求人～3求人程度になると会社の成り立ちや目標等もヒアリングすることから大体1日がかりになります。

前述の通り、採用活動は会社と弊所の二人三脚です、積極的な自己開示や協力をいただかなければ良い求人も作ることはできず、結果として良い人材を集めることも叶いません。

ここまでご覧いただきありがとうございました。

平成を過ぎ令和の時代、様々な業界が働き方改革やDX化がどうのこうのと言われていますが、建設関係事業はまだまだ古い習慣が抜けきらず、「これまでずっとこうしてきたから」ということを理由に大きな変化ができず勤務実態の把握が客観的にできない、人材定着の要素となる心理的不安を重要視できていないという会社もまだ多く存在します。

しかし、その中でも「このままだと何か良くない感じがする」と漠然と考えていらっしゃる会社様も少なくありません。

定年退職等を経て会社の新陳代謝が必要となる中、若い世代がより前向きに入社するためには人事評価制度等による会社から従業員への承認と信頼、更にハラスメント研修や就業規則の作成と運用等による従業員の心理的不安の除去が大きなカギとなるでしょう。

そして、建設関係事業は特に横の繋がりが強い業界であるため、自社が良い会社だと従業員が気付いたら、知己の人間を紹介する採用方法も積極的に取り入れることができるため更なる好循環が生まれると信じています。

本記事を見て、「自社の環境を少しでも見直してみたい」、「自分も同じような悩みを持っている」と少しでも共感をいただいた方はお気軽に長崎県佐世保市の社会保険労務士事務所、楠本人事労務研究所にご相談ください！